ICA-AtoM: Introducción a la gestión archivística digital es un nanocurso de Teleduc UC pensado para quienes todavía conviven con planillas sueltas, fichas de papel y sistemas que dependen más de la memoria que de una base de datos. Su objetivo es ayudar a dejar atrás ese escenario y avanzar hacia la gestión digital de fondos documentales.
Kimberly Cosgrove, profesora del curso, nos explica de qué se trata esta herramienta y por qué su dominio se ha vuelto casi indispensable para archivistas, bibliotecarios y gestores de patrimonio.
¿Qué es AtoM y por qué importa?
AtoM (Access to Memory) es un software libre respaldado por el Consejo Internacional de Archivos, diseñado para describir y difundir fondos documentales en línea. Su valor está en resolver un problema que enfrentan muchas instituciones a diario.
"Resuelve un problema muy común: la información dispersa en planillas, documentos sueltos o fichas en papel. Con AtoM, la descripción se normaliza, se centraliza y queda disponible en la web para cualquier usuario, sin costos de licencia", explica la académica.
El respaldo de las normas internacionales
Para que un sistema de descripción archivística funcione, no basta con digitalizar: se necesita un lenguaje común. Ahí entran en juego dos estándares clave que el nanocurso aborda en profundidad.
"ISAD(G) es la norma internacional de descripción archivística multinivel; NEDA-CM es el modelo conceptual español que actualiza ese enfoque hacia entidades y relaciones", detalla la profesora. Según Kimberly Cosgrove, manejar ambos marcos "garantiza descripciones consistentes, intercambiables entre sistemas y comparables entre instituciones".
¿Y qué pasa cuando estas normas no se aplican? La docente señala que "el resultado es información difícil de recuperar, datos imposibles de migrar sin pérdidas y archivos que existen, pero permanecen invisibles para los usuarios".
Lo que se aprende en el nanocurso
El programa combina teoría archivística con práctica directa en la plataforma. Kimberly Cosgrove detalla que las competencias que desarrollarán los y las estudiantes son:
· Administrar AtoM,
· Realizar descripciones multinivel con ISAD(G),
· Crear registros de autoridad e instituciones,
· Importar y exportar datos en formatos estándar como EAD y CSV, y publicar fondos en línea.
"Sobre todo, gestionarán y desarrollarán colecciones documentales en línea", subraya la docente sobre el objetivo final del curso.
¿Para quién es esta herramienta?
El campo de aplicación es amplio. La profesional menciona archivos públicos y privados, municipalidades, universidades, bibliotecas patrimoniales, museos, fundaciones y comunidades que preservan su memoria local.
También destaca un punto clave para el sector, cuando menciona que "al ser AtoM gratuito, también es ideal para archivistas independientes que atienden instituciones con presupuestos limitados".
De administrar papeles a gestionar información
Para quienes todavía trabajan de forma manual, el cambio que propone este nanocurso es profundo. Kimberly Cosgrove lo describe en tres etapas porque "pasará de buscar documentos en horas a recuperarlos en segundos, de descripciones que dependen de la memoria personal a registros normalizados que cualquier colega puede continuar, y de un archivo invisible a un catálogo publicado en línea. En síntesis: deja de administrar papeles y comienza a gestionar información".
Una deuda con la transparencia
Para cerrar, la profesora pone el foco en el trasfondo de este cambio. "La transformación digital de los archivos es una obligación con la ciudadanía: la transparencia depende de archivos bien descritos y accesibles", afirma.
Y agrega una reflexión que funciona como invitación a tomar el curso, cuando menciona que las "herramientas libres como AtoM demuestran que la barrera ya no es económica sino formativa, y este nanocurso busca cerrar esa brecha".
Si estás interesado en profundizar más sobre esta materia, te invitamos a conocer el nanocurso online que tiene Teleduc UC para ti sobre “ICA-AtoM: Introducción a la gestión archivística digital”.
