Microsoft Project (MS Project) entrega al usuario un amplio abanico de posibilidades. Es una herramienta que evita atrasos, conflictos de gestión y cruces en los proyectos, entre otros beneficios.
Apoyar los procesos de gestión de proyectos de manera colaborativa permitiendo que el usuario disponga de una serie de opciones, es fundamental para la gestión eficiente de un proyecto. MS Proyect, de Microsoft, es una herramienta que lo permite.
Lo primero que se debe tener en consideración es que cada proyecto que se ejecuta es distinto y puede contar con características diferentes como también necesidades particulares respecto de sus avances, variaciones de tiempo y dinero, o proyecciones del trabajo.
Pero independientemente de lo anterior, todos los proyectos tienen puntos en común. De esta forma, esperan cumplir con las metas planteadas y ser gestionados de la forma más eficiente.
Por otro lado, todo proyecto cuenta con etapas comunes, entre las que se pueden mencionar el análisis del proyecto, la especificación de los objetivos, definición de los recursos, identificación de las tareas y sus duraciones, seguimiento o control de avances, y el análisis de los resultados.
¿Es posible optimizar el uso de Microsoft Project y dejar de realizar procesos manualmente?
MS Project es una herramienta muy potente y como no solo centra su funcionamiento para un área o rubro específico es muy amplio en posibilidades para su uso.
Siempre es posible adecuar la información, darle el contexto de las necesidades que se tienen y controlar de este modo los datos de forma eficiente. Lo anterior, planificando correctamente, analizando la información y generando reportes de ella.
Las cinco claves para asegurar el éxito con Microsoft Project
1. Definición del calendario
El calendario es la columna vertebral de todo proyecto desde el punto de vista del programa. Es imperativa su correcta configuración de días y horarios laborales. Con esta información MS Project realiza las programaciones de las tareas al momento de ingresar sus duraciones. Jamás se debe tomar a la ligera este proceso, ya que es la principal fuente de errores en las programaciones de fechas de inicio y fin de las tareas.
2. Ingreso de tareas y duraciones
Las tareas definidas como procesos dentro del proyecto se ingresan solo si el calendario se programó con anterioridad. Esto garantiza que la programación de fechas de comienzo y fin de dichas tareas se realice correctamente. MS Project permite establecer la escala temporal para adecuarse a los tiempos del proyecto, siendo días el valor por defecto.
En este punto se organizan las subtareas lo que genera tareas resúmenes, muy útiles para el análisis posterior y emisión de informes.
3. Información de recursos y asignaciones
La definición de costos de recursos de tipo material y el valor por hora de los recursos de tipo trabajo es el inicio para posteriormente obtener presupuestos del proyecto y costos de tareas.
Las asignaciones se pueden establecer en forma particular, tarea a tarea, lo que proveerá de un detalle más preciso de las horas trabajadas, y los costos por tarea general o por la asignación del recurso en sí.
Esto según lo que cada administración de proyecto tenga por objetivo llevar control.
4. Avances y seguimiento
Cuando el proyecto se encuentra en marcha, comienza una etapa de variadas opciones en cuanto al análisis. En MS Project se requiere establecer la línea base para que, de esa forma, el programa tenga un indicador del proyecto original y de ese modo detectar las variaciones según lo programado.
Para sacar un mayor provecho del programa y la información que entrega, se recomienda de manera periódica actualizar los porcentajes de avances de las tareas.
5. Informes de MS Project
Este punto va muy de la mano con el punto anterior, ya que, si las tareas tienen avances, MS Project emite informes más completos.
Los informes disponibles son siempre teniendo en cuenta los tres pilares de la administración del programa, que son las tareas, los recursos y las asignaciones (costos).
Dentro de los informes que entrega como predeterminados, también es posible personalizar, ya que en las versiones actuales del programa genera gráficos y tablas dinámicas altamente adaptables en la incorporación de columnas, niveles de esquemas y filtros a aplicar.
Las cinco claves descritas permitirán que la labor de un administrador de proyectos se realice de forma eficiente sin la necesidad de extraer los datos para utilizarlos con otros programas.
Infórmate sobre el curso MS Project como herramienta en la planificación de proyectos (a distancia) de Teleduc.
