Las herramientas Lean y ágiles, desarrolladas originalmente para la industria del software y producción, se han vuelto esenciales para la gestión de proyectos actual.
Lean Management y Agile son enfoques para realizar excelencia operacional, en otras palabras, para realizar gestión sistemática y continua del desempeño. Incluyen una forma de pensar (filosofía), de comportarse (cultura), y herramientas o métodos (tecnologías) para resolver problemas o desafíos específicos.
Lean nació en la industria de la producción, específicamente en las plantas productoras de automóviles de Toyota en los años 50. Un mercado que necesitaba ofrecer variedad de productos y satisfacer clientes diversos manteniendo los beneficios de la producción en masa, la cual estaba diseñada en torno a productos únicos.
Agile es un desarrollo más reciente, surgió en la industria de desarrollo de software a comienzos del 2000. Esta industria requería acelerar la velocidad de desarrollo de sus productos, interactuar continuamente con un cliente presente, y gestionar el alcance cambiante de una solución en desarrollo.
Si bien estas metodologías no se desarrollaron con la gestión de proyectos en mente, los problemas y desafíos específicos que resuelven son cada vez más comunes, ampliando su aplicación no solo a la gestión de proyectos, sino a todo tipo de ámbitos e industrias. ¿Cuáles son estos desafíos? A continuación, se presentan algunos de ellos y cómo las herramientas Lean y Agile los abordan:
Primer desafío: Alcance del proyecto indefinido o cambiante
La mayoría de las herramientas de planificación y gestión tradicionales parten de la base de que el alcance del proyecto está definido desde el inicio; tengo planos, especificaciones técnicas o bases que indican lo que se debe hacer.
Actualmente esto no es una certeza, la velocidad requerida para adaptarse a cambios y la naturaleza de algunos proyectos hacen que tengamos que iniciar procesos de diseño, planificación y desarrollo conociendo solo el objetivo final pero no la forma en que se desarrollará. Esta característica es común en el mundo del desarrollo del software, pero ya no se limita a ella.
Las metodologías ágiles como Scrum nos permiten gestionar el alcance de productos en desarrollo a través de ciclos acotados de avance que se definen de forma periódica adaptándose a los cambios y aprendizajes obtenidos.
Segundo desafío: Diversidad de los clientes
Los clientes se han diversificados y multiplicado, la diversidad de canales de atención, medios de comunicación han hecho accesible a públicos ampliados los productos y servicios. Al mismo tiempo, los clientes están más empoderados y exigen soluciones más personalizadas.
Lean y Agile reconocieron la urgencia de ofrecer valor para cada cliente de manera temprana y desarrollaron metodología para facilitar la detección de estas necesidades como los mapas de usuarios o value stream mapping, que nos permiten entender mejor los requerimientos del cliente y detectar la mejor forma de entregarlo.
Tercer desafío: Abordar el involucramiento del cliente como una oportunidad, y no como una amenaza
Los clientes ya no son actores externos con los que simplemente tenemos una transacción al vender un producto o entregar un servicio. Actualmente ellos están presentes en el proceso completo, en algunos casos desde la concepción, diseño y ejecución del producto o servicio.
La planificación tradicional ve esto como una amenaza pues el cliente puede solicitar cambios y disrumpir el proceso, no obstante, las metodologías ágiles y Lean lo ven como una oportunidad de ofrecer un mejor producto o servicio; una oportunidad de obtener retroalimentación temprana por parte del cliente y aumentar su satisfacción final.
Metodologías como el MVP, Scrum, entre otras, nos facilitan interactuar con el cliente de forma eficaz para mejorar el valor que le entregamos.
Cuarto Desafío: Responder más rápido y de forma más eficiente
No podemos olvidar el problema original que sigue vigente, realizar nuestros procesos de manera más eficiente y eficaz. Disminuir los errores, acelerar los tiempos de respuesta y reducir costos siguen siendo metas presentes, y las herramientas Lean y ágiles como las retrospectivas, pensamiento A3, identificación de pérdidas, entre otras, nos guiarán en la realización de mejoramiento continuo en nuestros procesos, reduciendo pérdidas y aumentando valor.
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