Existen herramientas que nos permiten gestionar mejor los proyectos en la incertidumbre y mitigar los efectos adversos.
“La vida es eso que sucede mientras estás ocupado haciendo otros planes”. La frase del célebre John Lennon nos enseña que en la realidad no siempre se cumplen nuestros proyectos como los planeamos.
Aunque la teoría básica para gestionar proyectos nos indica que estos deben ser ordenados, programados y milimétricamente calculados para asegurar su cumplimiento, siempre existe el riesgo de que se presenten desviaciones. Hay imponderables que pueden ocurrir e impactar tanto positiva como negativamente en el desarrollo de un proyecto. Estos han sido estandarizados por el PMI (Project Management Institute o Instituto de Gestión de Proyectos) como “Incertidumbre”.
Actualmente, la incertidumbre es considerada uno de los dominios que afecta el desempeño de un proyecto. Tanto a las partes interesadas, como al equipo de trabajo o a la misma planificación.
Puede tratarse de la enfermedad de unos de los integrantes del equipo, del desperfecto de algún aparato o incluso de la llegada de una pandemia global.
La incertidumbre es parte de nuestro día a día y, por ende, del día a día de los proyectos.
Gestionar la incertidumbre en los proyectos
Para gestionar mejor los proyectos y mitigar la incertidumbre, necesitamos entender los aspectos del entorno que pueden afectar el desempeño de un proyecto.
Pueden ser: los factores económicos, las nuevas tecnologías, las restricciones legales, la influencia de los medios de comunicación y las redes sociales, las influencias políticas…
Considerando que la mayoría de los aspectos mencionados son independientes de la organización que ejecuta el proyecto o que pueden presentarse de forma repentina, se deduce que la incertidumbre no se puede evitar o reducir a cero.
Solo podemos prepararnos lo mejor posible para reaccionar a los casos que se puedan presentar. Esta preparación constituye un “seguro contra accidentes” para los proyectos.
La única manera de tratar con la incertidumbre es gestionándola. Sin embargo, ¿cómo podemos gestionar algo que no depende de nosotros o en lo que no tenemos control? Esto se logra con análisis y prevención.
La preparación puede realizarse a través de diversas herramientas de análisis, desde instrumentos convencionales como FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas); PESTEL (factores Políticos, Económicos, Sociales, tecnológicos, Ecológicos, Legales), estudios de mercado y estudios técnicos, hasta la Analítica de Datos.
La importancia de los datos
¿Qué necesitamos para que la prevención sea efectiva o cubra el mayor rango de situaciones? La respuesta es: “datos”.
El análisis de datos nos permite describir el comportamiento actual de diferentes variables y predecir comportamientos futuros. Con esta herramienta podemos evaluar cómo se han comportado otros proyectos en condiciones similares y así decidir cómo actuar en caso de que se presente la misma situación.
Incluso, la herramienta de Inteligencia Artificial ha sido empleada para analizar grandes volúmenes de datos, aparentemente no relacionados entre sí, para detectar patrones de comportamiento.
Mientras mayor sea la calidad de los datos (ajustados a la realidad) mejores serán las estimaciones. Actualmente, los datos han cobrado tanta relevancia que son uno de los activos más valiosos de una organización.
En la formulación inicial de un proyecto no es frecuente contar con información de calidad. Por tal motivo, es importante contar con personal con probada y extensa experiencia y conocimientos técnicos en proyectos asociados al área de negocio o la industria en donde se desarrolla el proyecto. El gestor de proyectos a su vez tendrá un rol de seguimiento, facilitador y supervisor que asegure que la incertidumbre no desvíe el proyecto.
A medida que el proyecto avance también es importante recopilar la información que se genera. Qué funcionó y qué no, qué estimación fue acertada y cuáles requieren ajustes. Esta información se traducirá en aprendizaje y en datos que luego pueden ser usados por la misma organización en nuevos proyectos con condiciones similares.
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